Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который позволяет сотрудникам подписывать документы вместо руководителя. Она оформляется в XML или PDF формате и заверяется ЭП директора.
По закону, только лица из ЕГРЮЛ могут представлять компанию. Остальным работникам нужна такая доверенность. Её используют с марта 2022 года по стандартам Минцифры.
Сейчас все предприятия и ИП получают электронную подпись (КЭП) в налоговой или у специальных организаций. По закону, пользоваться ей может только директор или сам предприниматель.
Но многие небольшие фирмы передают свою ЭП сотрудникам, чтобы не покупать каждому отдельную. МЧД при этом оформлять не нужно.
Это кажется выгодным, но очень рискованно. Если работник что-то подпишет, отвечать придется руководителю. Недобросовестный работник может перевести деньги, заключить плохой договор или оформить себе льготы.
Лучший вариант — сделать отдельную ЭП для каждого работника и четко прописать, как ей пользоваться. Бухгалтеру — для отчётов, менеджеру — для договоров, другим — для госуслуг. Так каждый отвечает за свои документы, а руководитель видит все операции.