Электронная подпись — это как обычная подпись, но для документов в компьютере. Ею может пользоваться не только директор, но и любой работник компании.

Только директора компаний могут подписывать документы, представлять фирму в госорганах и заключать сделки. Их полномочия указаны в законе и подтверждаются записями в ЕГРЮЛ.
Обычные работники не могут сами подписывать важные бумаги от имени компании. Но руководство может выдать им доверенность, чтобы делегировать часть полномочий.
Сейчас появился новый вид доверенности — машиночитаемая (МЧД). Она нужна для электронного документооборота и позволяет сотрудникам подписывать файлы своей КЭП. Такую доверенность оформляют в XML или PDF и заверяет её руководитель.
Без МЧД сотрудник не сможет действовать от имени организации. Поэтому передавать кому-то работу с документами можно только при наличии официальной доверенности.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который позволяет сотрудникам подписывать документы вместо руководителя. Она оформляется в XML или PDF формате и заверяется ЭП директора.
По закону, только лица из ЕГРЮЛ могут представлять компанию. Остальным работникам нужна такая доверенность. Её используют с марта 2022 года по стандартам Минцифры.

Сейчас все предприятия и ИП получают электронную подпись (КЭП) в налоговой или у специальных организаций. По закону, пользоваться ей может только директор или сам предприниматель.

Но многие небольшие фирмы передают свою ЭП сотрудникам, чтобы не покупать каждому отдельную. МЧД при этом оформлять не нужно.

Это кажется выгодным, но очень рискованно. Если работник что-то подпишет, отвечать придется руководителю. Недобросовестный работник может перевести деньги, заключить плохой договор или оформить себе льготы.

Лучший вариант — сделать отдельную ЭП для каждого работника и четко прописать, как ей пользоваться. Бухгалтеру — для отчётов, менеджеру — для договоров, другим — для госуслуг. Так каждый отвечает за свои документы, а руководитель видит все операции.