Электронная подпись для отчетности

ЭЦП для сдачи отчетности

1000

р.

Купить

Электронная подпись для отчетности: полный гид для бизнеса

Цифровизация бизнеса — это уже не будущее, а настоящее. Сегодня бумажные отчеты, походы в инспекции, ожидание в очередях уходят в прошлое. По закону большинство компаний, а также индивидуальных предпринимателей обязаны сдавать отчетность через интернет. Ключ к этому новому уровню эффективности — квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это не просто файл, а полноценный цифровой инструмент, который защищает ваши документы от изменений, придает им полную юридическую силу.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна Вашему бизнесу

Простыми словами, электронная подпись (ЭП) — это уникальная цифровая метка, которая заменяет Вашу собственноручную подпись на документах. Однако для официальных операций с государством подходит только один вид — усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее создают с помощью специальных средств шифрования, а выдают только аккредитованные удостоверяющие центры и партнеры, такие как «ЗИС».

Чем КЭП так важна для бизнеса? Она открывает двери в мир цифрового документооборота:

Сдача налоговой и бухгалтерской отчетности онлайн. Больше не нужно лично посещать ФНС. Отправляйте декларации, расчеты за несколько минут из офиса.
Работа на ключевых государственных порталах. Получите доступ к личным кабинетам на сайте ФНС, а также портале «Госуслуги» для бизнеса.
Участие в электронных торгах. Расширьте возможности компании, получив доступ к государственным, коммерческим закупкам.

Дистанционное подписание договоров с контрагентами. Сократите время на согласование документов, подписывайте сделки из любого города.

Какие виды отчетности требуют обязательного использования электронной подписи

Законодательство четко определяет, какие отчеты необходимо сдавать в электронном виде. Игнорирование этих требований ведет к штрафам.

ФНС, обязательная электронная форма:
Электронная подпись для ФНС — обязательна для большинства бизнесов. В цифровом виде сдают.

Декларация по НДС. Строго в электронном виде для всех плательщиков этого налога, независимо от численности персонала;
Отчеты по НДФЛ и Расчет по страховым взносам (РСВ). Обязательны для отправки онлайн, если средняя численность сотрудников превышает 10 человек;
Налоговые декларации (прибыль, УСН).Для организаций, где работает более 100 человек.

Другие ведомства:
КЭП также потребуется для работы с:

Росприроднадзором (например, для экологической отчетности);
Росалкогольрегулированием (декларации об объеме производства и оборота алкоголя);
МВД (для обязательных уведомлений о приеме на работу иностранных граждан).

В Социальный фонд России также сдают отчеты через интернет:

Форма СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Подаются только электронно при численности сотрудников более 10 человек;
Форма ЕФС-1. Единый расчет по страховым взносам. Требует электронной подачи при численности персонала более 10 человек;
Сведения для назначения пособий. Электронные больничные и другие пособия оформляются с помощью КЭП.

Росстат:
Статистическая отчетность для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей теперь принимается исключительно в электронной форме.

Работа с отчетностью через «уполномоченную бухгалтерию». Что изменилось

Многие компании передают бухгалтерию на аутсорсинг. Но даже в этом случае без Вашей собственной КЭП не обойтись. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила. Теперь вы, как руководитель, должны:

Выпустить на своего бухгалтера машиночитаемую доверенность (МЧД);
Подписать эту доверенность своей квалифицированной электронной подписью;
Передать сведения о доверенности в единый реестр ФНС.

Только после этого Ваш представитель сможет легально сдавать отчетность от имени вашей компании.

Где еще можно использовать электронную подпись: больше, чем просто отчеты

Квалифицированная электронная подпись — это многофункциональный инструмент, который выходит далеко за рамки отчетности.

Владелец КЭП может:

Участвовать в госзакупках по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ;
Регистрировать, перерегистрировать онлайн-кассы в ФНС без визита в инспекцию;
Подписывать электронные больничные листы и трудовые договоры;
Настроить полный внутренний, внешний электронный документооборот (ЭДО), отказавшись от бумажных счетов, актов и договоров.

Как оформить подпись для отчётов.
Процесс получения КЭП прозрачен. Он не займет много времени.

Необходимые документы:
Для оформления сертификата КЭП Вам понадобятся:

Паспорт будущего владельца (руководителя организации или индивидуального предпринимателя);
СНИЛС;
Знать ИНН или ОГРН (или выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ).

Технические требования:
Чтобы работать с подписью, убедитесь, что у Вас есть:

Лицензионное программное обеспечение для шифрования (криптопровайдер), например, КриптоПро CSP;
Сертифицированный USB-носитель — Рутокен или eToken, куда записывается ключ;
Компьютер с операционной системой Windows и стабильным доступом в интернет.

Способы получения:
Группа компаний «ЗИС» предлагает два удобных варианта:

Визит в офис Череповца. Самый быстрый и надежный способ. Специалист не только выдаст подпись за 15-20 минут, но и даст подробную консультацию по ее использованию.
Дистанционное оформление. Этот вариант подходит, если у вас уже есть действующая КЭП, с помощью которой вы можете подтвердить свою личность.

Срок действия и продление подписи

Стандартный срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи — один год. Мы рекомендуем озаботиться продлением заранее, примерно за месяц до окончания срока, чтобы не возникло перерыва в сдаче отчетности.
Важно! Если в компании сменился руководитель или изменились реквизиты (название, адрес), сертификат КЭП нужно не продлевать, а перевыпускать.

Правила безопасного использования электронной подписи

Ваша электронная подпись — это доступ к вашим финансам, юридически значимым действиям. Обращайтесь с ней так же бережно, как с ключами от сейфа.

Не передавайте носитель с ключом коллегам или посторонним лицам.
Обязательно установите сложный пароль на доступ к носителю.
Храните токен (флешку) в надежном месте, защищенном от влаги и посторонних.
В случае утери или кражи носителя немедленно обратитесь в удостоверяющий центр для блокировки сертификата.

Оформите квалифицированную электронную подпись в «ЗИС» сегодня, чтобы Ваш бизнес работал быстрее, безопаснее, эффективнее. Избавьтесь от бумажной волокиты. Сдавайте отчетность без ошибок и задержек!